PADANG - Pemerintah Kota Padang melalui Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Padang menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Tata Naskah Dinas Bagi Perangkat Daerah dan Unit Kerja Pemerintah Kota Padang di Pangeran Beach Hotel, Senin (22/4/2019).
Sosialisasi tersebut sebagai upaya mewujudkan pengelolaan naskah dinas yang berkualitas sebagai alat komunikasi kedinasan dalam penyelenggaraan pemerintahan dan tersedianya aparatur yang mampu dan terampil dalam penyelenggaraan tata naskah dinas yang sesuai fungsi dan kaidahnya.
Kegiatan yang diikuti oleh 104 orang peserta merupakan pejabat struktural terkait di masing-masing OPD Pemko Padang. Menghadirkan narasumber Drs. Khalid Efendi, M.Pd dari Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM) Kemendagri Regional Bukittinggi dan Dr. Puteri Asmarini, MA dari Balai Bahasa Provinsi Sumatra Barat.
Kabag Organisasi Setdako Padang Sandra Imelda mengatakan, latar belakang diadakannya kegiatan ini adalah masih terdapat pemahaman yang berbeda di masing-masing OPD terhadap penyelenggaraan tata naskah dinas, baik dalam bentuk produk hukum daerah maupun surat dinas.
"Hampir di setiap OPD ditemukan permasalahan belum terdapatnya kepastian waktu penyelesaian surat dinas, beragamnya pengelolaan surat masuk dan keluar, beragamnya penggunaan kertas dan belum adanya kesepahaman menetapkan tingkat keamanan surat", ujar Sandra.
Asisten Administrasi Setdako Padang Didi Aryadi mewakili Wali Kota Padang ketika membuka acara tersebut mengatakan, naskah dinas sebagai salah satu media komunikasi kedinasan berperan penting dalam mendukung penyelenggaraan fungsi administratif pemerintahan.
"Naskah dinas, baik dalam bentuk produk hukum maupun surat dinas sebagai salah satu sumber informasi yang terekam merupakan alat bukti otentik, alat pertanggungjawaban, alat penghubung dengan pihak lain, dan alat pelaporan. Hal tersebut menuntut kita untuk memiliki pandangan yang sama dalam memperlakukan kegiatan tata kelola surat naskah dinas tersebut", tutur Didi.
"Isu utama yang menjadi perhatian pada sosialisasi ini adalah unsur teknis dalam tata naskah dinas terkait format, penggunaan stempel dinas, kop naskah dinas, penulisan nama, paraf dan penandatanganan naskah dinas, penggunaan kertas surat, jenis tulisan yang merujuk kepada Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas. Kedua unsur non teknis yang terkait dengan gaya bahasa yang juga harus sesuai dengan aturannya", jelas Didi.
Didi menegaskan, untuk mengubah kebiasaan yang telah berlangsung lama memerlukan komitmen yang kuat untuk bekerja keras, bekerja cerdas dan kesabaran. " Sudah sepatutnya kita senantiasa membiasakan yang benar, bukan membenarkan yang biasa", tegasnya.
Didi juga menambahkan, sudah sepatutnya pula kemajuan teknologi dan informasi menjadi pertimbangan dalam tata kelola naskah dinas yang efektif dan efisien.
"Tidak dipungkiri kemajuan teknologi informasi dan komunikasi turut mengubah cara kerja kita di instansi pemerintahan. Namun, kita juga perlu memikirkan aspek hukumnya agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. Misalnya dalam penggunaan surat elektronik, tanda tangan digital dan artifisial intelijen", jelasnya lagi.
"Jika untuk tata naskah dinas manual kita sudah pelajari pakemnya, sudah saatnya pula kita mempelajari pengelolaan tata naskah digital sebagai upaya antisipasi dan adaptasi kita terhadap perubahan yang terjadi, karena pengelolaan naskah dinas di setiap OPD akan bermuara pada penyelenggaraan pelayanan publik maupun pelayanan antar OPD", pungkasnya.
Pewarta: Betti Dasaisa/Ramadhan